Ogni lavoro è scandito da attività ben precise, attività che prevedono obiettivi da raggiungere e scadenze. È necessario coordinare ogni attività al meglio e riuscire anche a gestire ogni possibile imprevisto, mantenendo alto il livello di produttività. Se la produttività diminuisce infatti risulta impossibile raggiungere degli obiettivi prefissati nei tempi previsti, cosa questa che può creare non pochi problemi. I clienti di oggi infatti non vogliono vivere alcuna perdita di tempo. Se le tempistiche si allungano, è persino possibile che vadano alla ricerca di nuovi professionisti su cui fare affidamento.
Come essere produttivi e riuscire a raggiungere gli obiettivi prefissati con semplicità? Ad offrire una risposta, troviamo Ascensio System. Si tratta di una tra le aziende più importanti del settore IT, che ha dato vita alla suite di soluzioni digitali ONLYOFFICE Workspace. Grazie all’esperienza e alle competenze assunte sulle spalle nel corso degli anni, è riuscita a creare un vademecum con 5 utili consigli per tutti i lavorati.
Vademecum per i lavoratori: ecco come aumentare la produttività
I consigli che Ascensio System ha deciso di offrire a tutti i lavoratori di oggi sono:
- Programmazione attraverso una to-do-list. La prima cosa da fare è creare una to-do list completa, utilizzando ovviamente anche il calendario e con i progetti da portare a termine alla mano. Nella lista devono essere inserite le attività che devono essere necessariamente portate a termine durante una giornata lavorativa, ovviamente stabilendo delle priorità. Le priorità sono importanti per evitare di cadere nel multitasking e per riuscire a concentrarsi realmente su ciò che è importante.
- Gestione del tempo. La gestione del tempo è fondamentale per tutti, lo è ancora di più per i lavoratori che devono portare avanti diverse attività contemporaneamente. La lista di attività redatta in base a priorità deve quindi essere organizzata secondo slot temporali ben definiti, in modo da sapere le tempistiche per ogni attività e quale sia il momento migliore della giornata per portarle avanti.
- Porsi obiettivi realistici. Organizzare i diversi compiti al meglio così da poterli svolgere in base alle proprie abilità è importante, in modo da fissare obiettivi realistici che quindi possono davvero essere raggiunti. Gli obiettivi irrealistici che sono del tutto al di fuori delle proprie abilità non hanno alcun senso.
- Concentrazione e focus sugli obiettivi. Se gli obiettivi fissati sono realistici, sappiamo di poterli davvero raggiungere. Concentrandosi e restando focalizzati sugli obiettivi, la giornata lavorativa può essere portata al termine senza problemi. Impostare dei promemoria per tenere a mente le diverse scadenze è utile, così come è utile evitare di posticipare alcune delle attività previste.
- Gestire i documenti con strumenti ad hoc. Proposte, preventivi, piani di bilancio, contratti, questi e molti altri sono i documenti che devono essere gestiti quotidianamente, una gestione che non è semplice e che può comportare anche una perdita di tempo prezioso. Proprio per questo motivo è necessario scegliere degli strumenti di ultima generazione che permettano una corretta gestione, come ad esempio gli OFORM di Ascensio System
OFORM, una nuova soluzione per un’agevole gestione dei documenti
OFORM è un nuovo formato nativo sviluppato da Ascensio System per la creazione di moduli che sono pronti da compilare online. I moduli risultano semplici da creare, da condividere e da compilare, così che il lavoro e la comunicazione con colleghi e clienti risulti semplice da gestire. Ovviamente sono moduli compatibili con le diverse soluzioni ONLYOFFICE, non solo con le soluzioni pensate per il desktop ma anche per quelle progettate per i device mobile. Sono utili quindi per tutti, per chi lavora in ufficio, per chi è in smartworking, per chi è solito portare avanti le attività in mobilità.
